+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

С отметкой эпк что такое

Содержание

Как определить срок хранения документа? Документы временного хранения С отметкой эпк что такое

С отметкой эпк что такое

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6 (138) июнь 2014 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Кстати

Документы временного хранения составляют самую весомую часть всего документооборота каждой организации.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Важно

Если объем документов в организации достиг пяти тысяч дел (подсчет производится на основании итоговых записей в номенклатурах дел организации прошлых лет с учетом дел, заведенных в текущем году), то необходимо ввести в штатное расписание должность архивиста.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типоваяноменклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальнаяноменклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Обратите внимание

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Номенклатура дел нескольких структурных подразделений, сведенных в единый документ, составляет сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел, как правило, составляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с архивом/архивариусом и службой ДОУ / документоведом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильностью формирования дел конкретного структурного подразделения остается за указанным сотрудником.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Обратите внимание

Согласно абз. 2 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций вновь созданная организация или структурное подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.

Новый год – новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Наш словарик

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Перечни документов могут быть:

  • типовыми (для всех организаций);
  • ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
  • примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.).

Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Источник: https://www.yuriste.ru/kak-opredelit-srok-hraneniya-dokumenta-dokumenty-vremennogo/

С отметкой эпк что такое

С отметкой эпк что такое

Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2). Обратите внимание Сроки в планах лучше указывать периодами (см.

Примеры 1 и 2), чтобы не допустить их срыва, если кому-то из членов экспертной комиссии понадобится срочно заняться своей основной работой.

Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.

Внимание Типовые перечни Основной перечень при определении СХ — Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень типовых управленческих документов № 558). Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий. Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

Сроки хранения кадровых документов

Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.

Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием СХ отменили, но не ввели вместо него новый. Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие.

В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией. Справка Перечни удобны в работе с документами.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня. В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Важно Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет.

Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек.

Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений. Вариант 1: Итого: 53 276 входящих документов.

Вариант 2: Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:приказов по основной деятельности – 1753;распоряжений – 3036.

Вариант 3: Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них: отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562; отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302.

Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине: неявки адресата – 15 (все ПР); неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП). Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП). Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов.

Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел. Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия».

Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве.

Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3.

Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание». Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.

В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части — статьи перечня, в которых они фигурируют. Как правильно работать с перечнем Есть два способа работы с перечнем. Способ № 1.

Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК». Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации.

После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу.
Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения. Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК». Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).

КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями. Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле). 2. Специальные законы Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел. 3.

Дела с отметкой эпк что это

Согласно законодательству Российской Федерации, коммерческие организации, как и государственные учреждения, должны обеспечивать сохранность архивных документов.

Это особенно актуально для документов по личному составу, которые зачастую необходимы для подтверждения социальных прав граждан. Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов.

Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей.

Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения. Закон о сроках хранения кадровых документов 1.

Источник: http://lic-r.ru/s-otmetkoj-epk-chto-takoe/

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

С отметкой эпк что такое

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)9043
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как правильно в конце года закрыть старую номенклатуру дел? Как утвердить номенклатуру дел на следующий год? Этапы утверждения номенклатуры дел, примеры итоговой записи на docdelo.ru.”,”word_count”:434,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html

Сроки хранения управленческих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Расшифровка фрагмента скоростемерной ленты с записью проезда запрещающего сигнала

Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения.

Перечень определяет следующие сроки хранения управленческих документов, ранее которых документ не может быть уничтожен: 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянного срока хранения , а также до минования надобности и до замены новым или новыми.

Срок хранения для некоторых документов определяет сама организация, однако он не может быть меньше одного года. Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК — экспертно-проверочной комиссии. Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение.

ЭПК действует в отношении организаций всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я.

Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Бланки Налоговая декларация по налогу на прибыль организации Устав общества с ограниченной ответственностью Форма титульного листа устава Заявление о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в связи с принятием им решения о прекращении данной деятельности Заявление о внесении изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей.

Новости Сроки хранения документов кредитных организаций будут увеличены Вступил в силу новый Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы государственной статистики с указанием сроков хранения Утвержден порядок хранения и уничтожения документов, связанных с выборами в Госдуму Изменились сроки хранения данных ЕГРП Совфед одобрил сокращение сроков хранения документов по личному составу.

Нормативные акты Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения в ред.

ЦБ РФ Росархивом 6 октября г. Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществе Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы Решение Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 6 сентября г.

Статьи Сроки хранения документов медицинских учреждений Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности Сроки хранения документов: экспертиза ценности отдельных видов документов Сроки хранения документов.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д.

Copyright www.

Справка В первой графе приводятся индексы номера дел. Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: ,

Приказом Минкультуры России от Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.

Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень , представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления — секретариатов, канцелярий, общих отделов и др.

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей 12 , не претерпели существенных изменений и их названия.

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения до 10 лет включительно приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел.

Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Перейти к основному содержанию. Действующий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Форма поиска Поиск. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Росархивом 6 октября г.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Источник: https://dezsochi.ru/byudzhetnoe-pravo/s-otmetkoy-epk-chto-takoe.php

Сроки хранения кадровых документов

С отметкой эпк что такое

Согласно законодательству Российской Федерации, коммерческие организации, как и государственные учреждения, должны обеспечивать сохранность архивных документов. Это особенно актуально для документов по личному составу, которые зачастую необходимы для подтверждения социальных прав граждан.

Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов.

Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей.

Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения.

Закон о сроках хранения кадровых документов

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).

2. Специальные законы

Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Данный Перечень, утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение.

Документ состоит из 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций и включают документы, образующиеся при документировании типовых (одинаковых для большинства организаций) управленческих функций – вне зависимости от функциональной специфики компании, ее размера и формы собственности.

Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.

Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.

Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны источниками комплектования. Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.

Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.

Что значит пометка до минования надобности?

Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.

Что значит пометка ЭПК?

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов.

Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии.

В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании.

Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.

Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).

Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?

Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.

Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов?

В соответствие со ст. 27 Закона об архивном деле, юридические лица, а также уполномоченные лица и граждане, которые были признаны виновными в нарушении законодательства об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов следует предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 300 руб. на граждан и от 300 до 500 руб. на должностных лиц.

Существует исключение, предусмотренное ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс. руб на юридических лиц.

Источник: http://naar.ru/articles/sroki_hraneniya_kadrovyih_dokumentov/

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Источник: https://jurist-company.com/s-otmetkoj-epk-chto-takoe/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.