+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Надписи на папки с документами для кадровиков

Содержание

Перечень необходимых кадровых документов

Надписи на папки с документами для кадровиков

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

  Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.

К этому виду документации относятся:• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;• информационно – расчетные документы;• официальная внутренняя переписка;• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.

Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Распорядительные документы
  Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы
  Внутренняя служебная переписка
  Журнал (книги) учета и регистрации
  Приказы по личному составу : – о приеме на работу- об увольнении- о переводе- о направлении в  командировку-о предоставлении отпуска-о поощрении

-о наложении дисциплинарного взыскания  

Приказы по основной деятельности – трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним
– копии приказов по личному составу

– личные карточки работников- личные дела работников

– табель учета рабочего времени

– заявление работника- служебные записки- объяснительные

– представления

– регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу

– учета больничных листов

 

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:- трудовая книжка,- трудовой договор,- справка о трудовой деятельности,- копии приказов о приеме на работу и увольнении.Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно – расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.К их числу относятся:- личная карточка работника,- штатное расписание,- табель учета рабочего времени,- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;- журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;- журнал выдачи справок по личному составу;- журнал учета больничных листов;- журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:- обязательные,- рекомендованные,- зависящие от специфики организации.

  Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.

  Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

  Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

ДокументСсылка на законодательствоВ каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядкаСт. 189 ТК РФОбязательно
Штатное расписаниеПостановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Источник: https://www.bizneshaus.ru/kadry4.html

Как подписать папку с документами образец – Управление персоналом

Надписи на папки с документами для кадровиков

Инструкция 1 Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами.

Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2 На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия.

Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией, управлением и сохранностью архива.

Таким образом вопрос ведения отчетности чрезвычайно важен.
В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.

Важно

В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов.

Как подписать папки с документами

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г.
утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Как подписать папку с входящими документами

  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.
  • Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  • Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

    Оформляем дела на постоянное хранение

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

    Flylady_ru

    Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

    • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
    • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
    • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

    Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема : Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

    • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Делопроизводство: принципы создания архива

    • Входящие документы
    • Организация документооборота на предприятии
    • Совет 1: Как оформлять исходящую документацию
    • Лекция 1 (Этапы работы с документами

    Входящие документы Регистрируемые делятся на два потока: Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; в адрес структурных подразделений. первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

    https://www..com/watch?v=5si-YoCM9kg

    При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

    передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). Подготовленный проект исходящего представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

    Как подписать папку с документами

    Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

    Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

    Какими нитками сшивать документы?

    • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
    • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    Как подписать папку с документами образец

    • : Как прошивать документы?
    • Как сшить документы на уголок: схема
    • : Как сшить документы?
    • Сшивание документов скрепкой степлера
    • : Как правильно прошивать документы?
    • Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
    • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
    • Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
    • Как прошить тетрадь учета: образец
    • : Как ИП прошить документы?
    • Прошивка документов для архива
    • : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
    • Как прошить папку с документами?
    • : Подшивка дела
    • Как сшить дело?
    • : Подшивка дела (1-й вариант).
    • : Подшивка дела (2-й вариант)

    Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

    Как правильно подписать папку с документами

    Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Источник: http://tr777.ru/kak-podpisat-papku-s-dokumentami-obr/

    Оформление обложки дела: важна каждая деталь

    Надписи на папки с документами для кадровиков

    Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

    Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела.

    Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

    Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

    Как происходит формирование дел

    Процедура формирования дел происходит в три этапа:

    согласно утвержденной номенклатуре дел исполненные документы распределяются по делам;

     

    внутри дела документы располагаются в определенной последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.д.);

     

    обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

    Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства, то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

    От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила:

    1. В дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела, а также деловые бумаги выборных органов.
       
    2. Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяются по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.
       
    3. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги. (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).
       
    4. Оформление каждого компонента дела регламентируется правилами, закрепленными федеральными, региональными и локальными нормативными актами.
       
    5. Инициативные письма (запросы) и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним должны хранится в одном деле.
       
    6. Объем завершенного дела составляет не более 250 листов. Минимальный объем папки не ограничен. Если количество бумаг больше, то дело делится на тома и части.
       
    7. Существует несколько вариантов сортировки компонентов дела:
      • хронологический (по порядку регистрационных номеров);
      • алфавитный (по фамилиям заявителей, личные карточки сотрудников, анкеты, сводки, отчеты из разных подведомственных структур);
      • тематический (по рассматриваемым вопросам).

    Как документы группируются в дела

    Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

    Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения). Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д.

    Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу, по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

    Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

    Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов.

    Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

    Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения. Поясним на примере:

    Отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, должен быть подшит в дело 2016 года, а не 2017-го.

    План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

    Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана – к последнему году его действия.

    Порядок расположения компонентов отчета является систематическим.

    Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

    Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может – вместе с другими бумагами по данному вопросу.

    Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2017 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

    Переписка также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.

    Справка

    Личные дела имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов:

    1. внутренняя опись компонентов дела;
    2. заявление о приеме на работу;
    3. анкета;
    4. автобиография;
    5. документы, подтверждающие образование;
    6. выписки из распорядительных документов о назначении;
    7. дополнительные материалы (справки и другие бумаги).

    Трудовые договорыи личные карточки формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки – алфавитный.

    Документы подведомственных организаций, которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела. Для каждой организации – своя папка.

    Другой вариант – деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара.

    Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье Правила формирования дел.

    Как оформляется обложка дела

    Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

    Название структурного подразделения;

    Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

    Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: “Хранить постоянно”

    Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки);

    Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).

    Справка

    Обратите внимание

    1. Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование. В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование.

       

    2. Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты. В таком случае, под строкой “Крайние даты” делается следующая запись: «в деле имеются документы за… год(ы)».

       

    3. Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться.
       
    4. Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия.

      Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения (номера протоколов или приказов).
       

    5. В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.

       

    6. Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует.

       

    7. Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы.
       
    8. Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы. Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел.

    Подробнее о том, как подготовить дело для передачи в архив организации, с примерами оформления и ответами на частые вопросы читайте в статье: “Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел”

    Скачать чистый бланк >>>

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211069-oformlenie-oblojki-dela-17-m9

    Как подписать папку с документами

    Надписи на папки с документами для кадровиков

    Как подписать папку с документами

    Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.

    Комплектование включает в себя определение:

    Советует делопроизводитель

    Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

    Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

    Как упорядочить документы. Основные этапы Этап 2.

    Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

    Этап 3.

    • На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
    • Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

    Эта процедура необязательна.
    Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

    Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

    Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

    О хранении документов в архивах написано тут.

    pommp.ru

    Название папок с документами шаблон

    Ученик Александра Фридмана.

    Прошивать или не прошивать?

    Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках.

    Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

    1. Документы кладутся в твердую обложку.

    Как подписывать папки с документами

    Для этого необходимо расположить их по группам

    • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
    • Сшиваем
    • Оформляем сопроводительную надпись.
    • Готовим внутреннюю опись.
    • Заверяем готовое дело

    Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    • упустить этап систематизации документов
    • распределить документы без нумерации
    • возможна подача документов без заверительной надписи

    Прошитые документы заверяются Этап 1:

    • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
    • Делаем проколы.
    • Структура папок внутренних документов не должна повторять существующие классификации, которые у нас уже используются для карточек, например, по видам внутренних документов, по грифам доступа, по вопросам деятельности, подразделениям и организациям (нет смысла дублировать одинаковую информацию на разных реквизитах и заставлять пользователей заполнять ее дважды).

    Если у нас уже есть вид внутреннего документа «Договор аренды», то зачем делать такую же папку «Договоры аренды». Проще сделать одну папку на все виды договоров и назвать ее «Договоры».

    • Папки должны называться понятными для всех сотрудников организации терминами (чтобы уменьшить ошибки при создании и поиске документов).

    Рассмотрим структуру папок внутренних документов, которая присутствует в демо-версии 1С:Документооборот КОРП в релизе 2.0.11.1.

    Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

    Как оформить архивный переплет дела?

    В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

    Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.

    Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

    Папки-скоросшиватели

    В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.

    Короба

    Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

    Как подшить документы в папки

    Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории).
    Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху.

    Как подписать папку с документами красиво

    Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

    • составить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель;
    • подшить (переплести) дело;
    • пронумеровать листы дела;
    • оформить обложку дела.

    Как подписать папку с документами образец сбоку

    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    • Готовим бумаги для прошивки.

    Как красиво подписать папку с документами

    Форма архива: от папок до стеллажей Любая работа по организации начинается с подготовки, поэтому изначально следует определиться, как вы будете хранить бумаги? В традиционных папках, лежащие в ящиках столов, или вы используете стеллажи для папок? Если вы только начинаете работать и приобретаете оборудование, следует определиться, хватит ли размеров стола для ожидаемого объема бумаг? Как подписывать папку? Каждая папка, где бы она ни хранилась, должна помечаться этикетками, в которые можно записывать год (если ведутся документы по годам) или какой-нибудь определенный код.

    Как подписать папку с документами сотрудников

    Каждая категория размещается в разных полках.

    Источник: http://advokat-kramarenko.ru/kak-podpisyvat-papki-s-dokumentami/

    Оформление обложки дела — Отличный секретарь

    В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив. При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела.
    Именно ей и посвятим эту статью.

    Источник: https://plbarber.ru/kak-podpisat-papku-s-dokumentami/

    Надписи на папки с документами для кадровиков

    Надписи на папки с документами для кадровиков

    Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются.

    Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т.

    е.

    Голосование:

    Передача документов в архив происходит на основании договора или соглашения.

    Предметом подобного договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в том числе на стадии делопроизводства (к примеру, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации – собственника документов. В качестве обязательства по подобному договору или соглашению архив принимает на себя на безвозмездной основе:

    1. обеспечение сохранности документов организации;
    2. исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в архиве (государственном или муниципальном);
    3. выдачу организации – фондообразователю дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале архива.

    Обложка дела – образец оформления

    Внимание Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.

    https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

    В дела с приказами по личному составу не помещаются документы — основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы — основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)».

    При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.
    2.

    Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

    И еще вопрос, за этот год всего по 10 страничек приказов, с НГ введу новую нумерацию, можно ли продолжать вести тот же журнал? Нужно ли прошивать приказы, или можно прошить их потом за 2 года? приказы подшиваются каждый год, а журнал можно продолжить и старый) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Живу настоящим. Уверена в будущем. Научилась в прошлом. Виктория [e-mail скрыт] Россия, Москва #11[365223] 29 декабря 2012, 7:50 Ольга писал(а): приказы подшиваются каждый год, а журнал можно продолжить и старый) А вести их в единой папке с разделителями можно? и ОД и ЛС? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

    Регистрация приказов и формирование их в папки

    Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть.

    Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере — бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.

    После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.


    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Виктория [e-mail скрыт] Россия, Москва #9[365130] 28 декабря 2012, 15:21 Дорогие, кадровики!!!Прошу у вас совета.У нас очень мало приказов.

    Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

    При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

    Дела временного хранения на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

    Текущее и последующее хранение документов В понятие «делопроизводство», кроме документирования информации и организации документооборота, входит также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

    Важно В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее. Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.

    Хранение кадровых документов

    Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

    Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

    Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение.

    Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
    Организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях обычно архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

    Источник: http://lic-r.ru/nadpisi-na-papki-s-dokumentami-dlya-kadrovikov/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.